Law36.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Уведомление об отпуске: нужно ли и как составить

Уведомление об отпуске: нужно ли и как составить

Уведомление об отпуске — это документ, извещающий работника о конкретных датах предоставляемых ему нерабочих оплачиваемых дней отдыха, гарантируемых трудовым законодательством.

Нормативная база

Когда и зачем уведомляют

Трудовой кодекс обязывает работодателя ежегодно предоставлять персоналу оплачиваемые дни отдыха с сохранением места работы. Очередность предоставления определяется за 2 недели до наступления календарного года, для этого оформляется график отпусков. Законодательство не требует при его составлении учитывать мнение каждого сотрудника (только мнение профсоюза), работодатель вправе составить его по своему усмотрению, опираясь на производственные процессы, специфику деятельности и интересы компании. Ст. 123 ТК РФ обязывает уведомлять о предстоящем отдыхе не позднее чем за 2 недели до его начала.

Вместе с тем законодательство не запрещает в течение года вносить корректировки в график с учетом пожеланий сотрудников по взаимной договоренности. Если фактические даты отличаются от ранее принятых и предоставляются по отдельному заявлению, то уведомлять не требуется.

Если сотрудника своевременно не предупредили о предстоящем отпуске, то он переносится на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить

Установленного бланка, как и регламентированного способа извещения сотрудников, нет. Организация вправе разработать собственный образец с учетом правил делопроизводства. Не запрещается использовать другие способы информирования: реестры, отдельные графы в графике для подписи сотрудников, раннее издание приказа Т-6 и ознакомление с ним работника и другие ( письма Федеральной службы по труду и занятости №1693-6-1 от 30 июля 2014 г., №428-6-1 от 22 марта 2012 г.).

Читайте так же:
Списание отпуска конвенция

Если принято решение уведомлять сотрудников отдельным документом, то он готовится в двух экземплярах. В нем указываются:

  • название и реквизиты организации;
  • дата;
  • номер;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника;
  • домашний адрес (если документ доставляется на дом);
  • название документа;
  • суть извещения с указанием вида отпуска, дат его начала и окончания и общей продолжительности;
  • подпись директора или его доверенного лица с расшифровкой и указанием должности.

Предусматривается место для подписи сотрудника, подтверждающей факт ознакомления с информацией.

Один документ передается сотруднику. Второй экземпляр остается у компании и после его регистрации в журнале хранится 3 года.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
ИНН/КПП 1213141516/111111111

Менеджеру по продажам

УВЕДОМЛЕНИЕ о времени начала отпуска

На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас, что с 01.12.2020 Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней согласно утвержденному графику на 2020 год от 15.12.2019. Дата выхода на работу 15.12.2020.

Начальник отдела кадров Иванов /Иванов И.И./

Уведомление получил Петров /Петров П.П./

Примерный образец уведомления перед отпуском (бланк)

Уведомление о времени начала отпуска

Как направить уведомление работнику

Вручить документ можно:

  • лично на рабочем месте;
  • курьером;
  • заказным письмом.

Важно, чтобы работник подтвердил его получение личной подписью на втором экземпляре или на уведомлении о вручении письма.

Как разъяснил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф, электронные способы оповещения, не позволяющие расписаться в его получении, могут использоваться только совместно с бумажными (вопрос №113998 от 18.09.2019).

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление

Если работник не соглашается подписывать документ, составляется акт об этом. В акте указываются причины отказа со слов работника. Акт подписывают свидетели отказа (не менее двух).

Сотруднику следует разъяснить, что отказом без уважительной причины он нарушает трудовое законодательство, т. к. согласно ст. 123 ТК РФ соблюдение графика обязательно, в том числе и для работника. Следовательно, в такой ситуации работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (разъяснения Минтруда на сайте онлайнинспекция.рф к вопросу №90971 от 17.10.2017).

Читайте так же:
Как сократить должность если сотрудник в декретном отпуске

Если сотрудника вовремя не предупредить о предстоящем отдыхе, работодатель согласно статье 124 ТК РФ обязан будет по его письменному заявлению перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Читайте так же:
Как в табеле проставляется отпуск без сохранения заработной платы

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Читайте так же:
Отпуск по беременности и родам вычеты

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector