Law36.ru

Юридический журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать приказ на смену фамилии в 1с

Как сделать приказ на смену фамилии в 1с

Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака на работе 2018 года

Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.

Оформление приказа о смене фамилии сотрудника

Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.

Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:

  • причину изменения сведений;
  • прежние личные данные;
  • новые данные;
  • перечень документов-оснований.

Образец заявления о смене фамилии:

Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:

  • свидетельство о регистрации брака;
  • паспорт;
  • СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).

Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:

  1. «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
  4. В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
  5. В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
  6. Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
  7. Подпись директора, исполнителя и сотрудника.

Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака:

  1. Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
  2. По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
  3. Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).

Дополнительные коррективы

При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:

  1. Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
  2. Журнал движения трудовых книжек.
  3. Форма т-2 личной карточки сотрудника.
  4. Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
  5. Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
  6. Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
  7. Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.

Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.

Причины смены фамилии и порядок внесения изменений

Причины, по которым граждане меняют свою фамилию, бывают самыми разными. Чаще всего конечно причиной тому служит вступление в брак, после чего супруга, а иногда и супруг берут фамилию своего спутника жизни.

Реже встречаются случаи когда человеку не нравится его фамилия и он решает сменить ее на ту, которая по его мнению лучше звучит. Как бы там ни было, любые изменения нельзя оставлять без внимания, поскольку в противном случае его сотрудничество нельзя будет подтвердить документально, что не сможет иметь законного основания.

Корректировка изменений происходит в определенном порядке. Для того, чтобы начать процесс внесения корректировки сотрудник должен иметь необходимые документы, после чего он сможет лично обратиться в соответствующие органы. Уполномоченный работник поможет гражданину составить заявление, в котором он сможет выразить свою просьбу об изменении персональных данных во всей документации.

Гражданин, поменявший фамилию и получивший новый паспорт обязательно должен предоставить следующие документы:

  • заявление с личной просьбой;
  • новый паспорт с новой фамилией;
  • любой документ, имеющий силу доказать причину изменения фамилии. Например, это может быть свидетельство о браке.

Для составления заявления есть некоторые правила. Оно составляется в достаточно свободной форме и от руки заявителя. Важно указать адресанта, то есть руководителя организации, которому направляется заявление с просьбой. Относительно руководителя нужно отметить занимаемую им должность и название компании, после чего заявитель указывает свои личные данные. Внося информацию о себе, заявитель должен отметить занимаемую им должность и свои инициалы, с новой фамилией. После этого, заявитель пишет текст своего прошения. Важно отметить следующие важные моменты:

  • дата, с момента наступления которой данные изменения должны вступить в силу;
  • все документы, которые могут засвидетельствовать об проделанных изменений;
  • приложения.
Читайте так же:
Анкета состояние в браке

К приложениям относятся следующие бумаги:

  • копия удостоверения личности;
  • паспорт с ксероксом всех страниц;
  • свидетельство о заключении брака;
  • документ о принятии фамилии супруга.

Данные бумаги должны быть полностью описаны в дополнительном соглашении о смене фамилии. В самом конце документа проставляется дата и подпись, а также прописывается фамилия.

Оригиналы документации заявитель должен иметь в наличии и передать инспектору в отдел кадров, или другой орган, где уполномоченное лицо сможет провести необходимые процедуры. Должностное лицо обязано проставить печати и заверить, что копии верны оригиналу. После этого, дополнительное соглашение получает порядковый номер и регистрируется. Процесс проводится таким образом, если само предприятие использует систему по учету кадровых бумаг.

Независимо от того, имеет ли соглашение порядковый номер или нет, оно представляет собой основание или доказательство того, что вся документация работника может быть изменена в соответствии с последними изменениями. После того как документ был составлен, он переводится на хранение в папку с личным делом сотрудника.

Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке

При смене фамилии работнику следует уведомить об этом кадровую службу работодателя для того, чтобы были внесены соответствующие изменения в документы по учету кадров, прежде всего, в трудовой договор, личную карточку работника, трудовую книжку. Уведомить работодателя можно с помощью заявления.

Данный бланк составляется в свободной форме в письменном виде от работника и адресуется руководителю организации. Скачать образец заявления о смене фамилии в отдел кадров можно в формате doc в конце статьи бесплатно.

На основании полученного от работника заявления специалист кадровой службы произведет необходимые изменения в кадровых бумагах — составит дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут внесены корректировки в фамилию работника, в личной карточке необходимо тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую, заверив изменение подписью кадрового специалиста, в трудовой книжке также нужно тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и рядом (сверху или на одном уровне) написать новую, на обратной стороне обложки трудовой книжке пояснить исправление.

Заявление не является обязательным документом для внесения изменений в учетные кадровые документы, тем не менее, лучше попросить работника написать его, так как бумага будет являться дополнительным документом, на основании которого меняются данные работника.

Помимо заявления, в кадровую службу также необходимо работнику предъявить документ, на основании которого была изменена фамилия. Как правило, смена реквизитов производится при вступлении в брак, при этом документом основанием будет служить свидетельство о заключении брака, копию этого свидетельства и следует предоставить работодателю.

Таков порядок внесения изменений не только при смене фамилии, но и при любых других изменениях в данных работника — имени, отчество, даты рождения, пола.

Скачать образцы других заявлений в отдел кадров:

  • на выдачу трудовых книжек — образец;
  • на обработку персональных данных — скачать.

Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака на работе 2018 года

Работники кадровой службы любого предприятия часто сталкиваются с вопросом о смене фамилии сотрудников после замужества. Изменение данных должно в обязательном порядке фиксироваться в документах компании. В первую очередь нужно грамотно оформить приказ о смене фамилии.

Оформление приказа о смене фамилии сотрудника

Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.

Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:

  • причину изменения сведений;
  • прежние личные данные;
  • новые данные;
  • перечень документов-оснований.

Образец заявления о смене фамилии:

Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:

  • свидетельство о регистрации брака;
  • паспорт;
  • СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).

Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:

  1. «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
  2. Порядковый номер документа.
  3. Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
  4. В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
  5. В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
  6. Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
  7. Подпись директора, исполнителя и сотрудника.

Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака:

  1. Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
  2. По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
  3. Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).
Читайте так же:
Правила оформления гражданства рф по браку

Дополнительные коррективы

При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:

  1. Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
  2. Журнал движения трудовых книжек.
  3. Форма т-2 личной карточки сотрудника.
  4. Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
  5. Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
  6. Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
  7. Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.

Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в договор, вносят соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности. Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

  • перемена фамилии вследствие замужества или развода;
  • смена персональных данных по другим причинам;
  • ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Заявление об изменении фамилии в трудовой книжке

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Приказ об изменении фамилии в трудовой книжке

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.
Читайте так же:
Ипотека до брака собственность в браке долевая собственность

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать. Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ , которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Персональные данные

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что изменяется фамилия в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?

Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».
Категорически не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…». Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
Заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных не нужно. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст.57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

  • изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
  • указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
  • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
  • ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
  • новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой.
Читайте так же:
Нужно ли менять снилс при смене фамилии по браку

Изменение сведений о работнике в личной карточке.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и рядом указывается новая фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от 10.08.2015г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака

Перед нанимателем нередко встает необходимость внесения изменений в данные одного из работников в связи со вступлением того в брак и сменой им фамилии. Изменение данных обязательно и должно быть проведено в сжатые сроки, чтобы не возникло конфликтов между сведениями во внутренних и внешних документах.

Процесс изменения фамилии одного из сотрудников после вступления в брак состоит из нескольких этапов и затрагивает многие документы, но начать его следует с издания приказа на изменение фамилии в связи с вступлением в брак.

Заявление работника

Выход замуж в большинстве случаев сопровождается изменением фамилии, особенно когда речь идет о женщинах. Бывает, что и мужчины решают изменить свое ФИО. Они могут брать фамилию жены или присоединять ее к своей, образуя тем самым двойную.

Как только в ЗАГСе было выдано свидетельство о браке, в котором указываются новые персональные данные о гражданине, следует поэтапно внести изменения во все личные документы. Начать стоит традиционно с паспорта. Он понадобится для внесения изменений в иные бумаги, в том числе и в трудовую книжку.

Как только новое удостоверение личности получено, человек обязан обратиться к работодателю с заявлением о необходимости внесения определенных корректировок в связи с тем, что он(а) сочетался браком. Просьба должна исходить от самого сотрудника, по закону наниматель не может настаивать на подаче заявления, но имеет право рекомендовать не затягивать с этой процедурой.

Форма и содержание

Сотрудник пишет заявление с просьбой о внесении новых сведений в его трудовую книжку. Остальные коррективы производятся попутно самим нанимателем, а вернее, ответственными за данный участок работы сотрудниками.

Читайте так же:
Обнаружен брак на обуви в день покупки

Заявление пишется в произвольной форме, никакой отдельно разработанной формы для подобных случаев не предусмотрено. Между тем в крупных организациях, как правило, есть внутренние бланки, получить которые можно обратившись в отдел кадров. Они позволяют упростить задачу для заявителя. Но и написанное от руки заявление в произвольной форме должно быть также принято, при условии, что в нем содержатся все необходимые для нанимателя сведения.

В заявлении стоит указать:

  1. Кому подается бланк – наименование организации, должность руководителя и его ФИО.
  2. От чьего имени оно написано – должность работника, ФИО, табельный номер.
  3. Просьба о смене фамилии в трудовой книжке.
  4. Указание старых и новых персональных данных.
  5. Причина такой замены – регистрация брака.
  6. Подпись заявителя и ее расшифровка.
  7. Дата подачи бланка на регистрацию.

Заявление пишется в одном экземпляре и направляется на регистрацию в отдел кадров.

Подача работодателю

При подаче заявления работник должен приложить к нему документы, которые являются основанием для изменений. В их перечень входят следующие бланки:

  1. Паспорт гражданина РФ с уже внесенными в него новыми сведениями.
  2. Свидетельство о браке.

Сроки подачи заявления по месту работу законодательно не оговорены. Несмотря на это наниматель весьма заинтересован в скорейшем внесении корректив. При несовременных произведенных изменениях могут происходить неприятные накладки. Например, отказ в зачислении заработной платы на карту сотрудника, если в банке уже внесена новая информация, а организация подает списки со старыми данными. Такие же недоразумения могут возникнуть и при оформлении командировочного удостоверения.

Оформление приказа

Поданное сотрудником заявление регистрируется в специальном кадровом журнале. После того как оно было принято необходимо подготовить приказ. Без издания официального распоряжения по организации внести изменения в трудовую книжку или иную кадровую документацию не представляется возможным. Это будет считаться самовольным внесением сведений, что противоречит организационной системе на предприятиях.

Приказ об изменении данных одного из сотрудников в связи с тем, что он вступил в брак, подготавливается специалистами кадровой службы. Специально разработанной формы для такого случая не разработано, поэтому чаще всего такие распоряжения издаются в произвольной форме. Между тем некоторые требования к данному документу все же существуют. Они изложены в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ изданного 6 декабря 2011 года. Уточнения касаются обязательных реквизитов, которые стоит указать в приказе, и его содержание, которое должно полностью раскрывать смысл производимых действий и не оставлять двойственности или непонимания. Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака прилагается к статье.

Обязательные реквизиты

Составляя приказ об изменении данных, надо придерживаться нескольких требований, а именно:

  1. Ссылка на документальные основания, которые явились причиной внесения корректив.
  2. Правильно прописанные обязательные реквизиты.
  3. При написании руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003.

Издавать распоряжение рекомендуется на фирменном бланке организации, что автоматически отменяет необходимость детального описания реквизитов компании, в число которых входит:

  1. Полное наименование организации.
  2. Фактический адрес расположения офиса.
  3. Юридический адрес компании.
  4. Название банка, который обслуживает предприятие.
  5. Адрес расположения банка.
  6. Индивидуальные банковские реквизиты – ОКПО, расчетный счет и др.

Приказ также обязан иметь индивидуальный номер. Он присваивается в соответствии с внутренней сквозной нумерацией. Обычно к номерам прибавляются буквенные обозначения, позволяющие упростить поиск нужного бланка при необходимости.

Содержание

Несмотря на то, что приказ такого рода издается в произвольной форме, в нем следует правильно и поэтапно дать все необходимые распоряжения, чтобы иные службы выполнили свою часть работы, тем самым не внося путаницу во внутреннюю структуру.

Содержание приказа должно быть следующим:

  1. Город, в котором издано распоряжение.
  2. Дата издания.
  3. Суть документа – внесение корректив.
  4. Данные о работнике, фамилия которого подлежит изменениям – должность, ФИО, табельный номер.
  5. Старая и новая фамилия.
  6. Основания для внесения корректив, коими являются заявление сотрудника, свидетельство о браке и паспорт с новой фамилией.
  7. Конкретная дата, с которой вся внутренняя документация должна иметь уже внесенные новые сведения.
  8. Указания кадровому отделу откорректировать данные в трудовой книжке, личном деле и персональной карточке.
  9. Распоряжения бухгалтерам изменить ФИО человека в расчетных бланках.
  10. Указания иным службам, если такие есть. Например, начальнику смены необходимо переделать табель рабочего времени.
  11. Подпись руководителя организации и ее расшифровка.
  12. Дата издания бланка.

Кадровая документация

Для самого сотрудника важными кажутся лишь изменения его фамилии в трудовой книжке, но для нанимателя количество производимых действий гораздо объемнее. Чтобы привести все внутренние бланки к единому соответствию, проводится перемена информации в:

  1. Личной карточке по форме Т-2.
  2. Личном деле, туда же вкладывается копия свидетельства о заключении брака.
  3. Трудовом договоре. Обычно подготавливается допсоглашение к уже существующему контракту. Также возможно перезаключить договор по-новому.
  4. Свидетельстве обязательного пенсионного страхования.
  5. Полисе ОМС.

Последние два пункта производятся нанимателем по просьбе работника. Гражданин может заняться вопросом замены самостоятельно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector